Bahasa Inggris Bisnis 1

SURAT PENAWARAN ( LETTER OF INQUIRY)

Arti surat penawaran
adalah surat yang dipergunakan oleh organsasi atau badan usaha untuk urusan bisnis atau jual-beli barang atau jasa dengan maksud dan tujuan untuk mencari keuntungan.
Terjadinya surat penawaran dalam bisnis adalah akibat adanya penjual dan pembeli, di nama kedua belah pihak sepakat membuat perjanjian bisnis.

Jenis-jenis surat bisnis
Surat bisnis ada 7 macam, yaitu surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat pengaduan, dan surat penagihan.
1. Surat perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh calon penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya untuk memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, bidang usaha, dan lainIain.
Surat perkenalan biasanya dibuat oleh perusahaan yang sudah lama berdiri yang -ditujukan kepada calon pelanggan baru atau dibuat oleh perusahaan yang baru berdiri dan ditujukan kepada perusahaan lain untuk mencari rekan bisnis.
Adapun, isi dari surat perkenalan sebagai berikut.
a. Nama perusahaan dan bidang usahanya.
b. Pengalaman yang pernah diialami/dimiliki.
c. Harapan penjual kepada calon pembeli.

2. Surat permintaan penawaran/daftar harga
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh calon pembeli kepada calon penjual yang isinya meminta informasi tentang barang, harga barang, kualitas barang, dan Iainlain.
Sebelum menentukan/memutuskan untuk membeli, pembeli harus mencari informasi terlebih dahulu tentang nama barang, harga barang, tipe ukuran, jenis, dan merek.
Oleh karena itu dalam surat calon pembeli harus memuat hal-hal sebagai berikut.
a. Menetapkan jenis barang yang diperlukan dan kapasitas barang tersebut.
b. Meminta informasi tentang cara pembayaran, syarat penyerahan barang, cara pengiriman barang, potongan, dan lain-lain.
c. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, dan lain-lain.

3. Surat penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh pihak penjual ditujukan kepada pihak pembeli dengan maksud menawarkan barang dan jasa.
Tata cara penulisan surat penawaran antara lain :
a. Menggunakan bahasa yang menarik untuk menimbulkan minat calon pembeli
b. Isi surat tentang kondisi barang yang sebenarnya.
c. Surat berisi keterangan yang Iengkap dan disertai dengan daftar harga, gambar, dan lain-lain.
d. Mencantumkan syarat pembayaran.
e. Menyabutkan potongan harga jika ada.
f. Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, dan ponyarahan barang.
g. Menyabutkan kemudahan-kemudahan lain yang akan menguntungkan pembeli.

4. Surat pesanan (surat order)
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli ditujukan kepada penjual yang berisi tentang pesanan barang atau jasa.
Tata cara penulisah surat pesanan antara lain:
a. Menuliskan nama, jenis, tipe, dan ciri-ciri barang yang dipesan.
b. Menybutkan jumlah atau banyaknya barang yang dipesan.
c. Menyabutkan cara pembayaran.
d. Cara penyerahan dan pengiriman barang.
e. Menyabutkan waktu penyerahan dan pengriman barang.

5. Surat pengiriman barang
Urat pengiriman barang adalah surat yang berasal dari pihak penjual ditujukan ke pihak pembeli yang berisikan tentang barang-barang yang sudah dikirimkan.
Surat pengiriman barang memuat tentang baberapa hal antara lain :
a. Nama dan jenis barang yang dikirim.
b. Jumlah barang,
c. Harga barang,
d. Kualitas barang,
e. Jenis pen,
f. Cara pengepakan, dan
g. keterangan lainnya.

6. Surat pengaduan
Dalam setiap pekerjaan kita selalu berharap bahwa pekerjaan kita akan selesai dengan baik dan Sempurna. Tetapi, adakalanya kita melakukan suatu kesalahan yang memang tidak kita harapkan.
Apabila terjadi kesalahan, pihak manajemen harus teliti sehingga jelas siapa penanggung jawabnya, Hal itu berhubungan dengan siapa yang akan mengganti kerugiannya. Orang/badan usaha yang tepat untuk mengganti karena memang dia yang melakukan kesalahan.
Jenis-jenis pengadaan yang sering terjadi adalah sebagai berikut.
a. Nama/jenis barang tidak sesuai dengan pesanan.
b. Kualitas barang tidak sasuai dengan pesanan.
c. Jumlah barang kurang atau tidak sesuai dengan pesanan.
d. Keterlembatan pemgiriman barang sehingga menimbulkan kerugian/kehilangan langganan.
Tindakan yang dapat dilakukan oleh pihak pembeli, apabila terjadi kekeliruan/kesalahan pengiriman adalah :
a. Membatalkan pesanan,
b. Meminta potongan harga, dan
c. Meminta penggantian apabila barang pesanan rusak, hilang atau kurang dari pesanan.

7. Surat penagihan
Surat penagihan adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh penjual/kreditur kepada pembeli/debitur yang berisi permohonan agar pembeli melunasi utangnya sesusi dengan perjanjian (tanggal jatuh tempo).
Untuk menghindari hal yang tidak diinginkan, maka pihak penjual/kreditur harus meneliti secara saksama kenapa pihak pembeli/debitur belum melunesi utangnya.
Adapun alasan-alasan yang dapat terjedi adalah senagai berikut :
a. Pembeli lupa/lalai
b. Tidak tersedia uang yang cukup karena pembeli sedeng terlilit masalah/kena musibah.

Surat penawaran atau surat penjualan selain dibuat dalam bentuk surat yang kemudian dikirim melalui jasa pengiriman namun ada pula yang dibuat secara elektrik, yaitu kalimat yang ada di dalam website anda yang bertugas meyakinkan pembaca anda akan manfaat dari produk/jasa anda.

Surat penawaran ini bertugas secara otomatis. Setiap ada yang mengunjungi website anda, darimana pun, dimanapun, kapanpun, surat penawaran tidak henti-hentinya menawarkan barang dagangan anda.

Namun dengan Panduan Membuat Surat Penawaran yang ampuh saja, anda sudah bisa menuliskan semuanya ini:
a. Blog Yang Baik.
b. Iklan Yang Menarik Orang Untuk Klik.
c. Menulis Banner Iklan Anda.
d. Menulis email penawaran.
e. Bahkan menulis di chattingan.
f. Menulis di website.
g. Menulis di kartu nama.
h. Menulis di brosur.

Surat yang isinya menawarkan barang atau jasa, dan bisa juga isinya mengenai harga barang atau jasa tersebut. Yang membuat surat tersebut adalah supplier yang hendak menawarkan barang atau jasa dagangannya.

Contoh Surat Penawaran
a.Seperti biasa, tulis nama perusahaan, alamat dan tanggal kapan surat tersebut dibuat di pojok kanan atas. Khusus jika anda menulis surat yang ditujukan kepada perusahaan yang berdomisili di Amerika, nama bulan dicantumkan di depan tanggal.
Batavia Shop,
24 Jalan Melati,
Jakarta 13455
Indonesia
12 October 2009
Kemudian tulis seperti contoh di bawah ini :
The Manager,
Wonder bag Company Limited,
76 Straight street,
London AW3 9GP
Jika anda tidak mengetahui namanya, maka tulislah :
Dear Sir,
Alinea pertama, anda tulis seperti di bawah ini :
I went to the exhibition of English bags last week,
and saw the bags by your firm.
I would like to know more about them.
Alenia kedua, anda bisa tulis seperti ini :
I have a store in Jakarta. I think, your “Fun” bags are exactly what i need,
and i am writing to ask the price of these bags in various sizes.
I would also like to know how long they will take to reach me after you receive my order.
Alenia ketiga, anda tulis :
I look forward to hearing from you.
Karena surat tersebut dimulai dengan ‘Dear Sir’ maka harus anda akhiri dengan ‘Yours Faithfully’. Formatnya bisa anda lihat seperti contoh berikut ini :
I look forward to hearing from you.
Yours Faithfully,
Haristya Nussanda
Purchasing Manager
Contoh diatas menanyakan produk tas dan harganya dalam beberapa variasi. Anda bisa ganti produknya dengan produk yang sesuai dengan keinginan anda.

b. Surat penawaran produk

Dear Mr. ______________:


I am writing you this letter instead of contacting you by phone. Enclosed you will find a complete listing of the products and services provided by [name of company]. An exciting offer to purchase a [list number of products] for _____ percentage off the list price is now being offered exclusively to companies such as yours.

[Name of company] has been producing [type of products] products for over _____ years. During this time, we have become the industry sales leader. Our wide base of customers in various market segments leads me to believe in the solid potential for [name of company]'s products in your marketing environment.

I appreciate you taking the time to look through the information enclosed. I will call you next week to explore any mutually beneficial opportunities between [name of prospective company] and [name of company].

Thank you for your time. I look forward to speaking with you.

Sincerely,



P.S. Due to limited supply, the offer to purchase the above products for _____ percentage off the list price ends on ________. In order to insure that both you and your company don't miss this unbeatable offer, please contact me at [phone number] as soon as possible.